Die Zeiterfassung stellt ein Thema dar, welches für beinahe alle Unternehmen interessant sein kann. Werden Arbeitnehmer bei Unternehmen beschäftigt, wird oft die Frage gestellt, wie die Arbeitszeiten erfasst und auch ausgewertet werden können. Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten ist wichtig, wenn Basisdaten ermittelt werden, die für Zurechnungen zu Projekten oder Entgeltabrechnungen wichtig sind. Unternehmen müssen für die Arbeitszeiten von Mitarbeiten auch einige rechtliche Vorschriften von dem Arbeitsrecht erfüllen.
Was ist für die Zeiterfassung zu beachten?
Geht es um die Zeiterfassung der Arbeitszeit, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Erfassung der Zeit funktioniert mit Excel, Software, über Web, mobil, mit Fingerabdruck oder elektronisch. Bei jedem System gibt es natürlich Vor- und Nachteile, welche für die Auswahl berücksichtigt werden sollten. Natürlich spielt immer die Hardware eine wichtige Rolle, die für die Systeme benötigt wird. Wichtig für die Auswahl sind auch die Kosten der unterschiedlichen Systeme. Vorteilhaft ist natürlich, dass es für die Arbeitgeber die erweiterte Kontrollmöglichkeit gibt. Die Überstunden und Arbeitszeiten werden automatisch berechnet, Kosten werden eingespart, es gibt projekt- und tätigkeitsbezogene Zurechnungen und in der Abteilung Zeitwirtschaft gibt es eine Arbeitserleichterung. Zeiterfassung als Überbegriff steht für die vielen Methoden, welche für die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern genutzt werden. Meist werden Beginn und Ende von der Arbeitszeit erfasst. Ohne großen Aufwand können die Zeiten in der heutigen Zeit sogar minutengenau erfasst werden.
Hier erfahren Sie alles über Zeiterfassung.
Wichtige Informationen zu der Erfassung der Zeit
Die Zeiten der Anwesenheiten können in den Datenbanken gespeichert werden und bei Bedarf sind Auswertung und Analyse möglich. Verschiedene Berechnungen können damit angestellt werden und so beispielsweise zur Produktivität. Eventuell lassen sich auch Maßnahmen für die Verbesserung von Arbeitsprozessen und Organisationsstrukturen ableiten. Früher wurden Stechuhren für die Zeiterfassung genutzt. Auf Karten wurden Arbeitszeiten vermerkt und damit wurde dann die Lohnabrechnung vorgenommen. Moderne Verfahren lösten die Stechuhr dann ab und so gibt es elektronische Möglichkeiten, die Software, die mobile Zeiterfassung oder Fingerprint. Wichtig ist nur, dass das Thema Datenschutz bei den Systemen auch ernst genommen wird.
Gerade mit der digitalen Zeiterfassung gibt es die Möglichkeit, dass Nachvollziehbarkeit und Transparent für Mitarbeiter, Personalabteilung und Vorgesetzten geschaffen wird. Jeder hat ständig den Überblick über Fehlzeiten, Überstunden und auch Urlaubstage. Wichtig ist, dass die Zeiterfassung den Bedürfnissen der Unternehmen gerecht wird und deshalb ist die Erfassung heute sehr vielschichtig. Bei Bedarf können die Systeme oftmals noch erweitert werden. Für die Unternehmen mit der Außendiensttätigkeit ist die mobile Zeiterfassung per Smartphone oder Telefon sehr wichtig. Die elektronische Erfassung der Zeit ist wichtig, denn die Bedienung ist leicht, die Arbeitszeiten und Projekte werden ausgewertet, es gibt viele komfortable Funktionen und es wird deutlich Zeit eingespart.
